Ratgeber / E-Rechnungspflicht
E-Rechnungspflicht 2027: Was Onlinehändler jetzt wissen müssen
Ein PDF per E-Mail reicht im Geschäft mit anderen Unternehmen bald nicht mehr. Hier steht, ab wann die Pflicht für Sie gilt, welche Formate zählen und was Sie in Ihrem Shop vorbereiten sollten.
Die Fristen im Überblick
- seit 1.1.2025 – Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
- bis 31.12.2026 – Übergangszeit: Papierrechnungen sind weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
- ab 1.1.2027 – Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schreiben.
- ab 1.1.2028 – Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (inländisches B2B). Für viele Onlineshops ist das nur ein Teil des Geschäfts – aber gerade Großhandel, Handwerkerbedarf und gemischte Shops haben oft viele Geschäftskunden.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleibt ein normales PDF oder Papier erlaubt.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto).
- Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen. Mehr dazu im Beitrag Kleinunternehmer und E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltung des Empfängers kann sie automatisch einlesen.
| Format | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnung (reines XML) | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1, z. B. Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML) | Ja |
| ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL | Nein – zu wenige Angaben |
| Normales PDF, Scan, Word-Datei | Nein – das ist eine „sonstige Rechnung“ |
Mehr zum Unterschied zwischen den beiden gültigen Formaten: ZUGFeRD oder XRechnung?
Was Onlinehändler jetzt tun sollten
- Geschäftskunden zählen. Wie viele Ihrer Bestellungen kommen von Unternehmen in Deutschland? Ein Feld für Firma und USt-IdNr. im Checkout hilft, sie zu erkennen.
- Umsatzgrenze prüfen. Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht für Sie schon ab dem 1. Januar 2027.
- Rechnungen aus dem Shop prüfen. Viele Shopsysteme erzeugen heute nur ein PDF. Laden Sie eine Ihrer Rechnungen in unseren kostenlosen ZUGFeRD-Prüfer – er zeigt sofort, ob sie als E-Rechnung zählt.
- Archiv klären. E-Rechnungen müssen im Originalformat unverändert aufbewahrt werden (GoBD) – für Rechnungen gilt eine Frist von 8 Jahren.
- Steuerberatung einbeziehen. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die Rechnungen in die Buchhaltung kommen, etwa per DATEV.
Wie Stempl dabei hilft
Stempl erstellt aus jeder bezahlten Bestellung eine ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931 und prüft sie vor dem Versand mit den offiziellen Regeln. Nummern sind lückenlos, PDF und XML werden unverändert archiviert. Das funktioniert per REST-API, CSV-Upload oder als Formular für einzelne Rechnungen.
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Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.