Ratgeber / ZUGFeRD oder XRechnung
ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Der Unterschied liegt darin, ob Menschen die Rechnung auch ohne Software lesen können – und wer sie empfängt.
Was beide gemeinsam haben
XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) folgen derselben europäischen Norm EN 16931. Sie enthalten dieselben Pflichtangaben in strukturierter Form: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Beträge. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest beide automatisch ein.
Der Unterschied auf einen Blick
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei | Nur XML, kein sichtbares Dokument |
| Lesbar ohne Software | Ja, wie jedes PDF | Nein, braucht einen Viewer |
| Typische Empfänger | Unternehmen (B2B), auch Privatkunden | Behörden und öffentliche Auftraggeber |
| Besondere Pflichtangaben | – | Leitweg-ID des Auftraggebers, Kontaktdaten, Zahlungsangaben |
| Gültig als E-Rechnung | Ja, ab Profil EN 16931 (nicht MINIMUM, BASIC WL) | Ja |
Wann Sie XRechnung brauchen
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland – etwa Bundesbehörden, viele Länder und Kommunen – verlangen Rechnungen im XRechnung-Format, meist über ein Rechnungsportal. Jede Behörde hat dafür eine Leitweg-ID, die auf der Rechnung stehen muss. Sie finden sie in der Bestellung oder fragen beim Auftraggeber nach.
Warum ZUGFeRD für Onlineshops meist besser passt
- Ein Dokument für alle: Geschäftskunden lesen die Daten automatisch ein, Privatkunden öffnen einfach das PDF.
- Vertraut: Ihre Kunden bekommen weiterhin eine Rechnung, die wie eine Rechnung aussieht – mit Ihrem Logo.
- Gültig: Ab Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht vollständig.
Wie Sie prüfen, was Sie haben
Ob eine Datei eine gültige E-Rechnung ist, sieht man ihr nicht an. Unser kostenloser ZUGFeRD-Prüfer erkennt ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-Dateien, nennt das Profil und prüft die Geschäftsregeln der EN 16931 – bei XRechnung zusätzlich die Regeln der KoSIT.
Was Stempl erzeugt
Stempl erstellt standardmäßig ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931. Im Pro-Tarif erzeugen Sie für öffentliche Auftraggeber zusätzlich XRechnungen mit Leitweg-ID. Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft.
Welches Format hat Ihre Rechnung?
Laden Sie eine PDF- oder XML-Rechnung hoch. Der Prüfer zeigt Format, Profil und jeden Fehler.
Dieser Beitrag erklärt die Formate allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.