Ratgeber / Kleinunternehmer
Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was gilt für Sie?
Viele kleine Onlineshops nutzen die Kleinunternehmerregelung. Für sie ist die E-Rechnungspflicht deutlich leichter – ganz frei davon sind sie aber nicht.
Wer ist Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn Ihr Umsatz
- im Vorjahr nicht über 25.000 € lag und
- im laufenden Jahr nicht über 100.000 € liegt.
Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort – schon ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen von Lieferanten annehmen und aufbewahren. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass Sie die Rechnung im Originalformat (die XML-Daten) unverändert aufbewahren – ein Ausdruck genügt nicht.
Ausstellen: keine Pflicht
Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben – auch nach 2028.
Wann eine freiwillige E-Rechnung sinnvoll ist
- Geschäftskunden erwarten sie. Größere Kunden lesen Rechnungen automatisch ein und bevorzugen strukturierte Daten.
- Wachstum. Steigt Ihr Umsatz über die Grenze, brauchen Sie ohnehin E-Rechnungen – der Wechsel ist dann schon erledigt.
- Weniger Rückfragen. Eine geprüfte E-Rechnung enthält alle Pflichtangaben vollständig.
Was auf der Rechnung stehen muss
Auch die Rechnung eines Kleinunternehmers braucht einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ In einer E-Rechnung wird dafür die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit diesem Grund verwendet.
Kleinunternehmer und Stempl
Stempl unterstützt die Kleinunternehmerregelung: Sie aktivieren sie einmal in der Einrichtung, danach enthält jede Rechnung den Hinweis nach § 19 UStG und keine Umsatzsteuer. Im kostenlosen Tarif erstellen Sie bis zu 25 Rechnungen im Monat.
Freiwillig auf E-Rechnung umstellen?
Prüfen Sie zuerst, was Ihr Shop heute erzeugt – kostenlos und ohne Anmeldung.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.